Regulamin wideokonferencji

• 1. Organizacja i przebieg spotkań:
  • 1.1. Organizatorem wideokonferencji (dalej: „wideokonferencja” lub „spotkanie”) jest Wydawnictwo Poznańskie Sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu (61-701) przy ul. Aleksandra Fredry 8;dalej: „Organizator”).
  • 1.2. Wideokonferencje odbywają się z wykorzystaniem platformy Teams dostępnej przy użyciu przeglądarki internetowej lub aplikacji.
  • 1.3. Udział w wideokonferencji jest możliwy po uruchomieniu hiperłącza zawierającego link do spotkania, przesłanego wraz z zaproszeniem do udziału w wideokonferencji.
  • 1.4. Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji dźwięku i obrazu (nagrywania) oraz wykonywania zrzutów ekranu w trakcie trwania wideokonferencji. Organizator każdorazowo poinformuje uczestnika o zamiarze nagrywania spotkania lub wykonywania zrzutów ekranu w zaproszeniu do udziału w wideokonferencji oraz za pomocą komunikatu wyświetlanego w trakcie trwania wideokonferencji.
  • 1.5. Rejestracja dźwięku i obrazu oraz wykonywania zrzutów ekranu ma na celu udokumentowanie przebiegu spotkań.
  • 1.6. O ile regulamin konkretnego spotkania lub odrębne instrukcje przekazane uczestnikom spotkania przez Organizatora nie stanowią inaczej, uczestnik ma prawo do udziału w spotkaniu przy wyłączonej kamerze. Pozostawienie przez uczestnika włączonej kamery podczas spotkania oznacza udzielenie zezwolenia na wykorzystanie wizerunku osoby na nim przedstawionej, wyrażonego na mocy art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz wyrażenie zgody na publikację danych osobowych uczestnika obejmujących jego wizerunek lub głos, w sposób określony w pkt 1.5 i dla celów tam wskazanych.
  • 1.7. Nagrania nie są udostępniane uczestnikom oraz podmiotom trzecim. Zabronione jest nagrywanie wideokonferencji przez uczestników innych niż Organizator.
• 2. Zasady udziału w spotkaniach:
  • 2.1. Uczestnicy spotkania są zobowiązani do:
    • a) posługiwania się rzeczywistym imieniem, nazwiskiem oraz nazwą reprezentowanej jednostki,
    • b) niepodejmowania żadnych działań zakłócających pracę innych uczestników, a także mających na celu uzyskanie nieuprawnionego dostępu do platformy, przejęcie kontroli nad spotkaniem, czy zniszczenie zasobów,
    • c) nieudostępniania osobom trzecim danych dostępu do spotkania,
    • d) niepublikowania treści, których udostępnianie jest zakazane przez przepisy prawa, w tym naruszających dobra osobiste, prawa autorskie i prawa pokrewne,
    • e) niepodszywania się pod tożsamość administratorów lub innych uczestników.
  • 2.2. Organizator ma prawo do odebrania uczestnikowi dostępu do spotkania w przypadku naruszania postanowień, o których mowa w pkt 1.
  • 2.3. Niezależnie od zasad opisanych w pkt 1 uczestnicy zobowiązują się do stosowania innych wytycznych udostępnionych przez Organizatora w związku z organizacją konkretnego spotkania.
• 3. Przetwarzanie danych osobowych:
  • 3.1. Administratorem Państwa danych osobowych, jest Wydawnictwo Poznańskie Sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu (61-701) przy ul. Aleksandra Fredry 8;
  • 3.2. Dostawcą usługi Teams jest Microsoft Ireland Operations Ltd, One Microsoft Place, South County Business Park Leopardstown Dublin 18, D18 P521 Irlandia, Nr w rejestrze VAT IE8256796U.
  • 3.3. Informacje na temat stosowanych zabezpieczeń oraz zasad przetwarzania danych osobowych przez Microsoft znajdują się w polityce prywatności Teams dostępnej na stronie:
    https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA
  • 3.4. W ramach wideokonferencji przetwarzanie danych osobowych uczestników może obejmować:
    • a) dane podstawowe i kontaktowe: imię, nazwisko, nr telefonu, e-mail, login, nazwa organizacji, którą reprezentuje uczestnik,
    • b) dane przesyłane w trakcie wideokonferencji: treść czatów, przesyłane pliki, komendy wydawane usłudze (np. głosowanie);
    • c) dane zawarte w nagraniach spotkań: obraz z kamery (wizerunek), głos;
    • d) dane zawarte w zrzutach ekranu: obraz z kamery (wizerunek);
    • e) dane techniczne i telemetryczne: adres IP, przeglądarkę, typ sprzętu, typ i wersję systemu operacyjnego, adresy MAC.
  • 3.5. Organizator jest administratorem danych osobowych uczestnika w zakresie:
    • a) danych podstawowych i kontaktowych – dane te są przetwarzane w celu zorganizowania spotkania na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegającego na utrzymaniu bieżących kontaktów służbowych, biznesowych,
    • b) danych przesyłanych przez użytkownika w trakcie wideokonferencji – dane te są przetwarzane w celu zapewnienia skutecznej, wzajemnej komunikacji oraz realizacji celu spotkania, na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO polegającego na utrzymaniu bieżących kontaktów służbowych, biznesowych,
    • c) danych przechowywanych w formie nagrań w infrastrukturze dostawcy – dane te są przetwarzane w celu udokumentowania przebiegu spotkań, na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
    • d) danych przechowywanych w formie zrzutów ekranu – dane te są przetwarzane w celu udokumentowania przebiegu spotkań na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO
  • 3.6. Przetwarzanie danych przez Organizatora będzie trwało do czasu ustania prawnie uzasadnionego interesu stanowiącego podstawę danej czynności przetwarzania, nie dłużej niż przez okres 3 miesiące.
  • 3.7. W przypadku nagrywania wideokonferencji oraz wykonywania zrzutów ekranu i wyrażenia przez uczestników stosownej zgody, wizerunek uczestników może być publikowany na stronach internetowych oraz na profilu Organizatora na portalu społecznościowym Linkedin.
  • 3.8. Administratorem danych technicznych i telemetrycznych oraz podstawowych i kontaktowych danych uczestnika, które uczestnik samodzielnie wprowadził do systemu Teams, rejestrując się na spotkanie, jest Microsoft. Przetwarzanie danych przez Microsoft odbywa się w celu wykonania usługi wideokonferencji. Producent narzędzia wskazuje, że co do zasady dane przechowuje na obszarze, z którego pochodzi klient, tj. Wydawnictwo Poznańskie Sp. z o. o., jednakże w niektórych przypadkach mogą być one przekazywane do innych centrów przechowywania danych, zlokalizowanych poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Microsoft deklaruje stosowanie standardowych klauzul umownych i decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni poziom ochrony. Więcej informacji na ten temat znajduje się w polityce prywatności Teamsa dostępnej na stronie: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA
  • 3.9. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania.
  • 3.10. W przypadkach określonych przepisami prawa, uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do danych osobowych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. W zakresie w jakim przetwarzanie następuje na podstawie zgody, uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
  • 3.11. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, uczestnikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (00-193), przy ul. Stawki 2.
  • 3.12. W przypadku zbierania danych bezpośrednio od uczestników spotkań, podanie danych osobowych jest dobrowolne. Podanie danych podstawowych i kontaktowych może być niezbędne do uczestnictwa w wideokonferencjach.
  • 3.13. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy pod adresem: iod@wydawnictwopoznanskie.pl lub pod adresem korespondencyjnym: Wydawnictwo Poznańskie Sp. z o.o. ul. Aleksandra Fredry 8, 61-701 Poznań.

Dokument stanowi załącznik nr 11 do Polityki Ochrony Danych Osobowych (PODO-2025/V1).